Як налагодити комунікацію в редакційній команді, як спланувати усі процеси та які онлайн-інструменти використовувати — розповідаємо на досвіді практиків, бренд менеджера Павла Никірки та журналістки Маргарити Голобродської з чеського видання ProUkrainu.cz.
Сучасним редакціям доводиться не лише виготовляти контент, але й доносити його через соцмережі, переформатувати під різні платформи На різних етапах часто залучені різні люди, роботу яких треба правильно організовувати.
Як в цьому розібратися, не загубитися та забезпечити редакційну продуктивність? Сьогодні у плануванні та робочих процесах допомагають спеціальні додатки і сервіси. Медійникам «старої школи» (з досвідом понад 20 років) складно перейти з текстових нотаток до сучасних планерів у смартфонах або на комп’ютерах. Проте роки ковід-карантину і дистанційна робота підготували ґрунт для впровадження корисних інструментів для редакційної роботи (і не тільки). В Україні з початком повномасштабної війни деякі редакції стали повністю віртуальними, не мають офісу і вся комунікація відбувається онлайн.
То як працює самоорганізація журналіста? Як побудувати внутрішню комунікацію із залучення онлайн-інструментів? Що це за інструменти і як їхнє використання позначається на редакційних процесах? Розповідають медіапрактики.
Як працює внутрішня комунікація в команді
Розповідає Павло Никірка — бренд-менеджер української редакції в Чехії ProUkrainu.cz
Найчастіше каналами комунікації обирають будь які месенджери: Facebook, Telegram, WhatsApp. Спілкуються в групах, чатах. Є команди, які організовують професійне спілкування у Slack, Microsoft Teams, Trello. Раніше часто використовувався Skype. Під час ковіду набрав популярності Zoom, тоді всі вимушено опинилися онлайн, і комунікація перейшла на новий рівень. Люди почали організацію більшості процесів онлайн: обговорення, планування, аналіз, корегування. І тоді зрозуміли, що в деяких моментах така комунікація краща, швидша й ефективніша, ніж офлайн-зустрічі.
Кількість робочих дзвінків телефоном зараз стабільно низька — їх замінили повідомлення. Є тенденція: якщо треба щось швидко вирішити — повідомлення, більш детально — дзвінок, щоб довго не писати.
З мого досвіду, внутрішня комунікація в Україні та інших країнах Європи відрізняється. Якщо говорити про швидкі повідомлення, то переважна більшість, наприклад, в Чехії спілкується через месенджер у Facebook. В Україні це часто Telegram, який в Європі мало популярний.
Водночас, месенджери незручні і не результативні у плануванні. Не зручно писати завдання або зауваження. Протягом дня інформація в чаті накопичується, згодом з’являються нові і нові повідомлення, потім щось знайти дуже важко.
Щоб організувати канали комунікації для редакції, важливо чітко організувати список робочих завдань кожної людини в команді. Якщо є завдання, над яким працюють декілька людей, варто подбати, щоб до матеріалу був простий доступ у всіх. В цьому у мене найкращий досвід з Trello. Проте є інші застосунки, де можна планувати, виставляти завдання, дедлайни. Дехто навіть Excel використовує, наприклад, для впорядкування дописів для соцмереж. Створюють таблицю, де позначають фото, відео, дизайн, опис і в окремі клітинки додають посилання.
Як на мене, Trello дає розширенні можливості для роботи редакції. Там все зрозуміло: робочий простір поділяється на дошки/віконця/борди (хто як називає), де організовується робота за окремим співробітником або за завданням: прописується тема, спікери, коментарі, інформаційні запити, коригування, інфографіка, будь яка інша робота над створенням конкретного контенту та його просуванням.
Кожен цей борд можна закріпити за однією людиною, або декількома одночасно. В результаті, коли людина відкриває свій акаунт у Trello, бачить перед собою завдання, дедлайни, може тегнути когось з команди із питанням, уточненням. Так само кожен член команди, хто працює з цим завдання, може поміняти його статус: «виконане», «перенесений дедлайн», «архівувати» тощо. Таким чином, процес внутрішньої комунікації редакції — зрозумілий та повністю відкритий для всіх.
Це простий інструмент для планування, є безкоштовна версія (вона має обмеження за кількістю дошок і людей, які можуть одночасно працювати). Платна версія досить дорога. Ми використовуємо безкоштовну і нашій команді вистачає.
Як організувати робочий простір редакції в таких онлайн сервісах планування?
Якщо попроково, то треба зробити простір, в якому всі працюють: додати членів команди, вирішити, яким чином редакції зручно відстежувати зміни в Trello, чи це буде один стовпчик із «запланованими темами» або стовпчик окремо для кожної людини, і журналіст чи журналістка братимуть дошку з категорії «вільні» або «заплановані» теми до себе «в роботу».
Важливо кожній людині виділити певну роль: чим займається, що потрібно робити, коли вона отримала певне завдання, як позначити дедлайн, що робити, коли закінчить роботу над завданням, що буде, якщо не встигне зробити вчасно. Дуже добре налаштувати дедлайни, щоби всі бачили, що і коли виходить.
В Trello можна пов’язати відділи редакції. Наприклад, журналістів і СММ-ків, комерційний відділ, дизайн, оператори. У нас це працює таким чином. Один простір для журналістів, інший – для соцмереж. Можна прослідкувати стадії реалізації мультимедійного контенту: від ідеї до написання та поширення у форматі відео або інфографіки. І система сповіщення запрограмована таким чином, що коли журналіст завершує своє завдання, воно автоматично переміщується до простору соцмереж. Відповідальні люди бачать, що опубліковано нову статтю і починається її адаптація і поширення на різних майданчиках соцмереж.
Особисті стовпчики можна запрограмувати так, щоб вся команда бачила всі комунікативні процеси або ж щоб їх бачили окремі люди. У нас це відкритий простір, і кожен в редакції бачить навантаження інших та їхні теми. Це як кабінети: або окремі, або загальні. Людина виконала завдання, натискає певну опцію і відповідні люди бачать, що відбувається. Керівник може прослідкувати стадії виконання певних редакційних завдань, де йде затримка. Можна додавати коментарі, а не «штурхати» колег за кожною дрібницею. Ті, кого ви згадали, побачать ваш коментар, відреагують, процес і швидкість такої співпраці видно шеф-редактору. Таким чином працює функція контролю.
Важливо, щоб був хтось відповідальним за той чи інший канал або канали, чітко за ними слідкував. З мого досвіду, коли пропускається один момент з цієї органіції, пропуститься наступний і потім все сиплеться.
Самоорганізація: чому не варто все тримати в голові
Розповідає Маргарита Голобродська – журналістка української редакції в Чехії ProUkrainu.cz.
Вважаю, що для комунікації цілком достатньо онлайн-інструментів. Наприклад, у Trello або Notion можна не тільки доручати завдання, але і коментувати, додавати, ставити запитання: «Чи зняли відео?», «Коли завершиться монтаж?», «Як титрувати гостей студії?».
Протягом дня ми багато комунікуємо в загальному чаті, постійно пишемо, і згодом треба скролити, щоб знайти, що було адресовано саме тобі — це незручно.
Важлива складова журналістики — це самоорганізація. Для власного планування використовую календар. Варто зазначити, що він корисний саме до часового планування: коли і що. Користувалась також програмами Asana і Jira. Для самоорганізації зручний Notion — це досить гнучкий додаток, який можна порівняти з конструктором. У ньому великий функціонал: можна створювати списки з галочками або ж окрему сторінку для певного завдання. Я у ньому зберігаю все: посилання, які мені потрібні, номер телефону, якщо з кимось треба зв’язатись, текст. Я не створюю окремого документу у ворді, потім його не гублю, не шукаю десь на комп’ютері. Натомість все є в одному завданні, на одній дошці. Одне завдання можна розбити на частини: знімання, транскрибування, текст. Тобто Notion допомагає впорядкувати всі важливі справи в одному просторі.
Починаючи з ідеї та обговорення редакційного завдання, я працюю над власним планом і своїми завданнями. У завдання зберігаю навіть посилання на гугл-диск, де зберігається відео, аби потім його не шукати. Це можна робити і в Trello, і в Notion, і в інших застосунках.
Я люблю писати на папері, але якось спіймала себе на думці: не завжди є можливість носити із собою блокнот. Тому онлайн-ресурси — це якісна і результативна заміна нотаток у щоденнику. В Notion у мене є загальний список завдань, які треба зробити, і особистих, і робочих. Там більше 50 пунктів — від «подзвонити лікарю» до «написати інтерв’ю». Є також окрема вкладка «Сьогодні». Я «пробігаю» по цих завданнях, ставлю дати, потім фільтрую сьогоднішні день. Загалом, один застосунок дає картину мого життя, інший — Trello — суто робочий майданчик.
Працюю і в телефоні, і на комп’ютері. Нотатки вношу постійно. Навіть якщо ми з колегами обговорили якусь класну ідею, до якої можна повернутися через два місяці, я запишу її, потім повернусь і запишу деталі. В ідеалі я б хотіла у Notion планувати свій наступний день ще з вечора, хоча поки що роблю це вранці. У Trello працюю, коли беруся до роботи.
Notion — гнучка програма, яку можна налаштувати під себе. З іншого боку, ця гнучкість є і мінусом — програма дещо складна в користуванні. Проте мені вистачає поверхових знань та доступний шаблонів.
Так детально організовувати свій час я почала не так давно. Спершу забувала прописувати деякі завдання, не стежила за виконанням. Та згодом зрозуміла: на короткий запис завдань у Trello або Notion витрачається набагато менше часу, ніж потім на те, щоб віднайти щось у месенджерах або чатах. Також, записавши усі справи, легше зосередитись на певному завданні, а не намагатися втримати все в голові.
Також приємно ставити галочку «готово» або «виконано» і бачити прогрес. Добре також, коли є календар і одразу видно, коли що виходить, що протерміноване. До того ж вся комунікація довкола матеріалу зберігається в одному місці.
У платформ на зразок Trello є сповіщення. Якщо я тегаю когось зі своїх колег, вони отримують повідомлення. Решта команди не мусить читати все, як це відбувається при спілкуванні у загальному чаті, наприклад, у месенджері Facebook. Натомість є зручний спосіб впорядкувати редакційні та власні справи. Це також простий інструмент контент-планування. Робота в таких програмах дисциплінує, підвищується відповідальність і власна, і редакційна.
Головне зображення: Pixabay/geralt